Retningslinjer for personvern
& Datasikkerhet
Finn ut hvordan vi beskytter personvernet ditt hos Harry HR. Vår personvernerklæring beskriver vår forpliktelse til å beskytte personopplysningene dine. Du kan være trygg på at opplysningene dine håndteres med den største forsiktighet og åpenhet.
Siste oppdatering: 5. januar 2024
Harry HR - ITéaal Beheer BV tilbyr en plattform - inkludert verktøy og applikasjoner - kommersialisert som "Harry HR" som gir mulighet til å måle og forbedre Employee Experience. Vi gjør dette ved å gi alle ansatte en stemme i organisasjonen ved hjelp av Harry HR Experience-appen for ansatte og Dashboard for ledere.
Harry HR - ITéaal Beheer BV forstår viktigheten av å beskytte personopplysninger og de eventuelle konsekvensene datalekkasjer kan ha for kundene våre. Derfor har vi utformet forretningsprosedyrer og sikkerhetstiltak. Alt for å beskytte dine og dine ansattes og organisasjoners sensitive organisatoriske og/eller personlige opplysninger.
Anvendelse og omfang
Våre retningslinjer for personvern beskriver vår praksis med hensyn til innsamling, bruk og utlevering av Sensitiv organisatorisk og/eller personlig informasjon av Harry HR - ITéaal Beheer BV (kommersialisert som "Harry HR").
Denne personvernerklæringen ("erklæringen") har til hensikt å etablere en ansvarlig og åpen praksis for håndtering av personopplysninger og for å tilfredsstille relevante og gjeldende lovkrav. Disse retningslinjene fastsetter Harry HRs standarder, ansvar og forpliktelser med hensyn til Sensitive organisasjons- og/eller personopplysninger som Harry HR samler inn, får tilgang til eller behandler i forbindelse med sin forretningsvirksomhet, og spesifiserer Harry HRs forpliktelser som følger av våre tjenestevilkår ("Vilkår") som er inngått mellom Harry HR og våre bedriftskunder ("Kunde"), der Harry HR kan håndtere eller ha tilgang til Sensitive organisasjons- og/eller personopplysninger. Harry HRs forpliktelser som følger av våre tjenestevilkår ("Vilkår") som er inngått mellom Harry HR og våre bedriftskunder ("Kunde"), der Harry HR kan håndtere eller ha tilgang til Sensitive organisasjons- og/eller personopplysninger.
Disse retningslinjene regulerer også Sensitive organisasjons- og/eller personopplysninger som samles inn om brukere av nettstedet HarryHR.com (som definert i vilkårene), og forklarer hvordan Harry HR bruker og avslører Sensitive organisasjons- og/eller personopplysninger som samles inn fra personer og/eller organisasjoner som besøker nettstedet og på annen måte samhandler med Harry HR via https://harryhr.com og dets søsternettsteder. Den forklarer også hvordan Harry HR bruker informasjonskapsler og lignende teknologier. Hvis du ikke er enig i disse retningslinjene, må du ikke få tilgang til eller bruke Harry HR EXP og/eller plattformen og eventuelle relaterte tjenester ("tjenester") eller våre nettsider.
Hvordan vi tar vare på opplysningene dine
Sensitiv organisatorisk og/eller personlig informasjon er definert som all informasjon om en identifiserbar person. Dette kan for eksempel omfatte e-postadresser og kontaktinformasjon og lignende informasjon som gis til Harry HR i løpet av forretningsvirksomheten, eller som Harry HR kan motta fra forretningsforespørsler. Personopplysninger som er aggregert og/eller avidentifisert eller som ikke kan knyttes til en identifiserbar enkeltperson, anses ikke som personopplysninger.
Internasjonal etterlevelse
Harry HR er i samsvar med:
1. Personvernlover som gjelder for Harry HR (GDPR, EU-basert og hosted)
2. Anti-spam-lovgivning som gjelder for Harry HR
3. Gjeldende bransjestandarder for databeskyttelse, konfidensialitet eller informasjonssikkerhet.
Harry HR har global virksomhet, og derfor kan informasjon som forvaltes av Harry HR i noen tilfeller bli overført, behandlet og lagret i andre land, selv om Harry HR til enhver tid vil sørge for at Sensitiv organisatorisk og/eller personlig informasjon er beskyttet av konfidensialitets- og sikkerhetsprosedyrer og beskyttelse som minst tilsvarer de som er ansatt eller utkontraktert av Harry HR selv. Vi overfører bare Sensitive organisasjons- og/eller personopplysninger til et annet land hvis dette er "nødvendig". Alle våre data er vanligvis lagret i Nederland i fysisk adskilte datasentre.
Harry HR overholder disse retningslinjene samt gjeldende hollandske lover om databeskyttelse i privat sektor, for eksempel AVG (når det er aktuelt).
Harry HR overholder også personvernforordningen (forordning (EU) 2016/679). Der det er relevant, finner du vår forpliktelse til en slik forordning i vårt databehandlingstillegg. Harry HR (eller tredjeparter som opptrer på vegne av Harry HR) kan overføre sensitive organisasjons- og/eller personopplysninger som Harry HR samler inn til land utenfor EØS-området. Ved slik overføring vil Harry HR iverksette tiltak for å sikre at Sensitive organisasjons- og/eller personopplysninger beskyttes.
Harry HR vil bare foreta slike overføringer hvis minst ett av følgende forhold er til stede:
Harry HR har inngått en kontrakt basert på "Standard kontraktsklausuler", forutsatt at en slik kontrakt, kombinert med tekniske og organisatoriske tiltak, gir passende garantier for rettighetene til de personene hvis personopplysninger overføres. Overføringen er underlagt "bindende virksomhetsregler", som er godkjent av personvernmyndighetene. Eller slik overføring er omfattet av en "beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå" fra EU-kommisjonen.
Bruk av dine data gjennom våre tjenester
Når Harry HR leverer tjenestene, behandler Harry HR kun Sensitiv organisatorisk og/eller personlig informasjon i samsvar med vilkårene og gjeldende lover. Harry HR bruker vanligvis Sensitiv organisatorisk og/eller personlig informasjon fra eller om sine kunder og brukere for følgende formål:
- Å opprette, etablere og administrere kundens konto(er)
- For å behandle betalinger, svare på kundens henvendelser knyttet til kundens konto og kontakte kunden om Harry HRs tjenester eller kontorelaterte saker
- For å levere tjenester, herunder for å gi kunden og dennes brukere tilgang til og bruk av Harry HR (EXP)-plattformen og kundestøtte
- Å lede og utvikle Harry HRs virksomhet og drift
- Å måle og analysere brukeratferd
- For å overvåke, vedlikeholde og forbedre Harry HRs tjenester, produkter, nettsted og markedsføring eller andre funksjoner
- For å forstå hvordan brukerne samhandler med Harry HR og sikre at våre tjenester, produkter eller funksjoner fungerer korrekt
- Å utvikle nye tjenester, produkter, funksjoner, programmer og kampanjer
- For å forstå kundenes og brukernes behov og preferanser og tilpasse hvordan vi skreddersyr og markedsfører produkter, programmer og tjenester til våre kunder og brukere basert på deres interesser og bruk
- For å oppfylle juridiske og regulatoriske krav og for å gjøre det mulig for Harry HR å oppfylle kontraktsmessige krav knyttet til tjenestene som leveres til kunden
- For å gjennomføre undersøkelser om kvaliteten på Harry HRs tjenester og/eller produkter eller for å innhente tilbakemeldinger om tjenestene
- For å gi kunden tilbud om tilleggstjenester, funksjoner og produkter som Harry HR mener kan være av interesse for kunden
- For å gjennomføre markeds- eller benchmarkingundersøkelser og dataanalyser ved å spore og analysere nåværende eller tidligere innsamlet sensitiv organisasjons- og/eller personlig informasjon
- For å måle effektiviteten av markedsførings- og salgsaktivitetene våre
Når og hvis det er mulig, vil Harry HR bruke Sensitive organisasjons- og/eller personopplysninger i et aggregert og/eller avidentifisert format.
Med mindre det er påkrevd eller tillatt ved lov, vil Harry HR ikke bruke Sensitiv organisatorisk og/eller personlig informasjon til andre eller nye formål uten å innhente forhåndssamtykke fra kunden(e).
Harry HR samler generelt inn og bruker Sensitiv organisatorisk og/eller personlig informasjon fra eller om nettstedets brukere som følger:
Informasjon gitt av brukerne
I mange tilfeller samler Harry HR inn sensitive organisatoriske og/eller personlige opplysninger direkte fra brukerne når de besøker eller bruker nettstedet.
Harry HR kan samle inn brukernes navn, funksjon, organisasjonsenhet og navn, kontaktinformasjon, e-postadresse og annen informasjon som oppgis når brukerne gjør en forespørsel, bestiller en demo eller kontakter Harry HR via nettstedet.
Når brukere registrerer seg for å motta Harry HRs nyhetsbrev eller når brukere sender inn en forespørsel eller en bestilling av en prøveversjon eller tjeneste fra Harry HR.
Når brukere besøker nettstedet, kan de fra tid til annen bli bedt om å oppgi informasjon, for eksempel brukerens tittel, for å hjelpe Harry HR med å tilpasse eller tilpasse brukeropplevelsen når de bruker nettstedet.
Når brukere besøker nettstedet, kan Harry HR samle inn teknisk informasjon ved hjelp av elektroniske midler, for eksempel informasjonskapsler. Denne informasjonen kan omfatte informasjon om besøk på nettstedet, inkludert IP-adressen til brukerens datamaskin og hvilken nettleser som ble brukt til å vise nettstedet, brukerens operativsystem, skjermoppløsning, plassering, språkinnstillinger i nettlesere, nettstedet brukeren kom fra, søkeord som ble søkt på (hvis de kom fra en søkemotor eller lignende), antall sidevisninger, informasjon som ble lagt inn, annonser som ble sett osv.
Disse dataene brukes til å måle og forbedre effektiviteten til nettstedet eller forbedre opplevelsen for brukerne. Selv om denne informasjonen som oftest er upersonlig, vil Harry HR behandle denne informasjonen som sensitiv organisasjons- og/eller personlig informasjon dersom den er knyttet til en identifiserbar person.
Harry HR kan også, uten begrensninger, samle inn og bruke følgende type informasjon når brukere besøker og/eller samhandler med Harry HR på nettstedet:
- Google Analytics: Harry HR bruker Google Analytics som gjør det mulig å se informasjon om brukernes aktiviteter på nettstedet, inkludert, men ikke begrenset til, sidevisninger, kilde og tid brukt på nettstedet vårt. Denne informasjonen er avpersonifisert og vises som tall, noe som betyr at den ikke kan spores tilbake til enkeltpersoner. Brukere kan reservere seg mot Harry HRs bruk av Google Analytics ved å gå til Google Analytics' reservasjonsside.
- HubSpot: Harry HR bruker HubSpot som gjør det mulig å se informasjon om brukernes aktiviteter på nettstedet, inkludert, men ikke begrenset til, sidevisninger, kilde og tid brukt på nettstedet vårt. Denne informasjonen er imidlertid ikke avpersonifisert, og brukerne kan ikke reservere seg mot Harry HRs bruk av HubSpot.
- Google AdWords: Harry HR bruker Google AdWords Remarketing for å annonsere Harry HR over hele Internett og for å annonsere på tredjeparts nettsteder (inkludert Google) til tidligere besøkende på nettstedet. AdWords remarketing vil vise annonser til brukere basert på hvilke deler av Harry HRs nettsted de har sett på ved å plassere en informasjonskapsel i brukernes nettleser. Det kan bety at Harry HR annonserer til tidligere besøkende som ikke har fullført en oppgave på nettstedet, eller det kan være i form av en annonse på Googles søkeresultatside eller et nettsted i Google Display Network. Denne informasjonskapselen identifiserer ikke på noen måte brukeren eller gir tilgang til brukerens datamaskin eller mobile enhet. Informasjonskapselen brukes kun til å indikere for andre nettsteder at brukeren har besøkt en bestemt side på nettstedet, slik at de kan vise brukeren annonser som er relatert til denne siden. Hvis brukerne ikke ønsker å delta i Google AdWords Remarketing, kan de melde seg ut ved å gå til Googles Ads Preferences Manager.
Harry HR kan også tillate et begrenset antall betrodde tredjeparter å installere informasjonskapsler fra nettstedet. Nettstedet kan inneholde tredjepartsreklame og lenker til andre nettsteder som kan brukes til å generere tilpassede annonser. Persontilpassede annonser, noen ganger referert til som interessebaserte eller atferdsbaserte annonser, er annonser basert på informasjon om brukere, for eksempel sidevisninger på nettstedet, informasjonsforespørsler eller kjøp på nettstedet. Harry HR gir ingen sensitive organisasjons- og/eller personopplysninger til annonsører eller til tredjeparts nettsteder som viser interessebaserte annonser på nettstedet. Annonsører og andre tredjeparter (inkludert annonsenettverk, annonseselskaper og andre tjenesteleverandører vi kan bruke) kan imidlertid anta at brukere som samhandler med eller klikker på en personlig tilpasset annonse eller innhold som vises på nettstedet, er en del av den gruppen som annonsen eller innholdet er rettet mot.
Annonsører eller annonseselskaper som arbeider på våre vegne, bruker noen ganger teknologi for å vise annonsene som vises på nettstedet, direkte til brukernes nettleser. De kan også bruke informasjonskapsler for å måle effektiviteten av annonsene sine og for å tilpasse annonseinnholdet. Harry HR har ikke tilgang til eller kontroll over informasjonskapsler eller andre funksjoner som annonsører og tredjeparts nettsteder kan bruke, og informasjonspraksisen til disse annonsørene og tredjeparts nettsteder er ikke dekket av disse retningslinjene. Ta kontakt med dem direkte for mer informasjon om deres personvernpraksis. Brukere kan også generelt velge bort å motta personlig tilpassede annonser fra tredjepartsannonsører og annonsenettverk som er medlemmer av Digital Advertising Alliance of the Netherlands.
Valg med informasjonskapsler
Brukerne kan blokkere bruken av informasjonskapsler ved å aktivere innstillingene i nettleseren. "Hjelp"-funksjonen i de fleste nettlesere vil fortelle brukerne hvordan de kan hindre nettleseren i å godta nye informasjonskapsler, hvordan de kan få nettleseren til å varsle brukerne når de mottar en ny informasjonskapsel, eller hvordan de kan deaktivere informasjonskapsler helt og holdent. Hvis brukerne velger å nekte samtykke, eller senere blokkerer informasjonskapsler, kan det hende at de ikke får tilgang til hele eller deler av innholdet på nettstedet. I tillegg kan brukerne deaktivere eller slette lignende data som brukes av tilleggsprogrammer i nettleseren, ved å endre innstillingene for tilleggsprogrammet eller besøke nettstedet til produsenten.
Personvernerklæringer for andre nettsteder
Disse retningslinjene omhandler kun Harry HRs bruk og utlevering av informasjon. Andre nettsteder som kan være tilgjengelige via nettstedet, har sine egne retningslinjer for personvern og praksis for innsamling, bruk og utlevering av data.
Personlig informasjon fra andre kilder
Harry HR kan innhente ytterligere sensitiv organisatorisk og/eller personlig informasjon om en nettstedsbruker fra tredjeparter hvis en slik bruker har gitt tillatelse til disse tredjepartene til å dele informasjonen.
Deling av Sensitiv organisatorisk og/eller personlig informasjon
Harry HR vil ikke selge, leie ut eller bytte personopplysninger til noen tredjepart. Harry HR kan imidlertid dele Sensitiv organisatorisk og/eller personlig informasjon når det er autorisert og/eller påkrevd ved lov eller som følger:
Innenfor Harry HR
Vi kan dele Sensitiv organisatorisk og/eller personlig informasjon innen Harry HR (dvs. mellom våre tilknyttede selskaper og datterselskaper) i Nederland for de formålene som er beskrevet i disse retningslinjene.
Tjenesteleverandører
Harry HR kan gi tilgang til Sensitive organisasjons- og/eller personopplysninger til tredjeparts tjenesteleverandører i forbindelse med utførelsen eller forbedringen av nettstedet og tjenestene. Før Harry HR deler Sensitive organisasjons- og/eller personopplysninger med en av sine tredjeparts tjenesteleverandører, vil Harry HR sikre at tredjeparten opprettholder en rimelig datahåndteringspraksis for å opprettholde konfidensialiteten og sikkerheten til Sensitive organisasjons- og/eller personopplysninger og forhindre uautorisert tilgang.
Som tillatt eller påkrevd ved lov
Harry HR kan utlevere Sensitive organisasjons- og/eller personopplysninger dersom det kreves i henhold til gjeldende lov eller av behørig juridisk eller statlig myndighet. Harry HR kan også utlevere informasjon til sine regnskapsførere, revisorer, agenter og advokater i forbindelse med håndhevelse eller beskyttelse av sine juridiske rettigheter. Harry HR kan også utlevere visse sensitive organisasjons- og/eller personopplysninger når det er rimelig grunn til å tro at slik utlevering er nødvendig for å beskytte andres og egne rettigheter, eiendom eller sikkerhet, i samsvar med eller med hjemmel i lov.
Dersom Harry HR mottar en forespørsel fra myndighetene eller andre myndigheter om Sensitive organisasjons- og/eller personopplysninger, vil Harry HR umiddelbart varsle Kunden, med mindre det er forbudt å gjøre det, slik at Kunden skal ha mulighet til å forsvare seg mot en slik handling. Harry HR skal i rimelig grad samarbeide med Kunden i et slikt forsvar.
Forretningstransaksjon
Harry HR kan avsløre Sensitiv organisatorisk og/eller personlig informasjon til en tredjepart i forbindelse med salg eller overføring av virksomhet eller eiendeler, en sammenslåing, omorganisering eller finansiering av deler av vår virksomhet. Dersom transaksjonen fullføres, vil personopplysningene imidlertid fortsatt være beskyttet av gjeldende personvernlovgivning. Dersom transaksjonen ikke fullføres, vil Harry HR kreve at den andre parten ikke bruker eller utleverer Sensitiv organisatorisk og/eller personlig informasjon mottatt på noen som helst måte, og til å slette slike Sensitiv organisatorisk og/eller personlig informasjon.
Sikkerhets- og trygghetsprogram
Harry HR vil lagre og behandle sensitive organisasjons- og/eller personopplysninger på en måte som er i samsvar med bransjens sikkerhetsstandarder, og så lenge det er nødvendig for de formålene som er beskrevet i disse retningslinjene, med mindre en lengre oppbevaring er påkrevd i henhold til lov.
Harry HR har implementert tekniske, organisatoriske og administrative systemer, retningslinjer og prosedyrer for å bidra til å sikre sikkerheten, integriteten og konfidensialiteten til sensitiv organisasjons- og/eller personlig informasjon og for å redusere risikoen for uautorisert tilgang til eller bruk av sensitiv organisasjons- og/eller personlig informasjon, inkludert:
1. hensiktsmessige administrative, tekniske og fysiske sikkerhetstiltak og andre sikkerhetstiltak som er utformet for å ivareta sikkerheten og konfidensialiteten til den sensitive organisasjons- og/eller personopplysningen den forvalter
2. Et sikkerhetsdesign som har til hensikt å forhindre at uautoriserte brukere, virus eller ondsinnede dataprogrammer kompromitterer egne informasjonssystemer, datanettverk eller datafiler.
3. Passende intern praksis, herunder, men ikke begrenset til, kryptering av data under overføring, bruk av passende brannmur- og antivirusprogramvare, vedlikehold av disse mottiltakene, operativsystemer og andre applikasjoner med passende, rimelige og oppdaterte virusdefinisjoner og sikkerhetsoppdateringer for å unngå enhver negativ innvirkning på den sensitive organisasjons- og/eller personopplysningen som den forvalter
4. Egnet logging og varsling for å overvåke tilgangskontroller og sikre dataintegritet og konfidensialitet
5. Kun autoriserte brukere skal ha tilgang til systemer og applikasjoner, og alle personer med autorisert tilgang til Sensitiv organisatorisk og/eller personlig informasjon må ha et reelt forretningsbehov for å få tilgang (sammen kalt "sikkerhets- og sikringsprogram").
Våre ansatte og intern opplæring
Harry HR opprettholder tilstrekkelige opplæringsprogrammer for å sikre at de ansatte og andre som opptrer på vegne av Harry HR, er klar over og overholder sikkerhets- og sikringsprogrammet.
Harry HR skal utøve nødvendig og hensiktsmessig tilsyn med sine relevante ansatte for å opprettholde tilstrekkelig konfidensialitet og sikkerhet for de sensitive organisasjons- og/eller personopplysningene de forvalter.
(Data) Hendelser
Ved en hendelse som involverer Sensitive organisasjons- og/eller personopplysninger skal Harry HR umiddelbart varsle Kunden om datainnbrudd, tap av data eller svikt i Harry HRs sikkerhets- og sikringsprogram:
1. Som har resultert eller mistenkes å ha resultert i tap, uautorisert tilgang, avsløring, bruk eller anskaffelse av sensitiv organisasjons- og/eller personlig informasjon (inkludert papiroppføringer)
2. Wsom, etter Harry HRs mening, utgjør en reell risiko for betydelig skade på personer som har Sensitiv organisatorisk og/eller personlig informasjon er påvirket ("datahendelse").
Selv om det første varselet kan være i en kortfattet form, skal et omfattende skriftlig varsel gis til Kunden innen den lovpålagte tidsrammen, der det er aktuelt. Varselet skal i rimelig detalj oppsummere arten og omfanget av datahendelsen (inkludert hver dataelementtype) og de korrigerende tiltakene som er iverksatt eller skal iverksettes av Harry HR.
Harry HR skal straks iverksette alle nødvendige og tilrådelige korrigerende tiltak, og skal samarbeide med Kunden i alle rimelige anstrengelser for å redusere de negative virkningene av datahendelser og for å forhindre gjentakelse.
Brukernes juridiske rettigheter
I den grad Harry HRs behandling av Sensitive organisasjons- og/eller personopplysninger er underlagt personvernforordningen (forordning (EU) 2016/679), er Harry HR avhengig av sine legitime interesser, som beskrevet ovenfor, som ikke overstyres av dine personverninteresser, for å behandle Sensitive organisasjons- og/eller personopplysninger.
Med forbehold om gjeldende lover har brukerne også rett til å:
1. Tilgang til og retting eller sletting av Sensitive organisasjons- og/eller personopplysninger, i den grad Harry HR kan ha behov for å oppbevare visse Sensitive organisasjons- og/eller personopplysninger, herunder for journalføringsformål eller for å overholde rettslige forpliktelser
2. Begrense eller motsette seg Harry HRs bruk av Sensitive organisasjons- og/eller personopplysninger (selv om dette i noen tilfeller kan bety at du ikke lenger bruker tjenestene eller nettstedet) dersom Harry HR påberoper seg en legitim interesse (eller en relatert tredjeparts interesse) og det er noe ved brukerens spesielle situasjon som påvirker brukerens grunnleggende rettigheter og friheter.
3. sende inn en klage til den lokale personvernmyndigheten
4. Brukere/kunder skal ikke betale gebyr for å utøve slike rettigheter, men Harry HR kan kreve et rimelig gebyr eller nekte å etterkomme forespørselen dersom den er ubegrunnet, gjentakende eller overdreven.
Ta kontakt med oss
Eventuelle spørsmål, kommentarer eller klager angående disse retningslinjene eller Harry HRs håndtering av sensitiv organisasjons- og/eller personlig informasjon kan rettes ved å sende en e-post til hi@harryhr.com.
En Bruker og/eller Kunde som ønsker å utøve sine personvernrettigheter i forbindelse med Sensitive organisasjons- og/eller personopplysninger som lagres eller behandles av oss på vegne av en Kunde (f.eks. arbeidsgiver), må rette sin henvendelse til denne Kunden, som behandlingsansvarlig. Dersom Harry HR mottar en slik brukers forespørsel om å utøve sine personvernrettigheter (herunder om innsyn i eller korrigering av Sensitive organisasjons- og/eller personopplysninger), skal Harry HR omdirigere brukeren til kunden og, på forespørsel fra kunden, bistå kunden med å besvare en slik forespørsel, dersom det er aktuelt.
Endring av personvernerklæringen
Harry HR vil gjennomgå og oppdatere sine retningslinjer og prosedyrer etter behov for å holde seg oppdatert på regler og forskrifter, ny teknologi, standarder og kundehensyn. Disse retningslinjene kan derfor endres fra tid til annen.
Hvis Harry HR gjør endringer som vesentlig endrer brukernes personvernrettigheter, kan Harry HR gi ytterligere varsel, for eksempel via e-post eller via tjenestene eller nettstedet. Dersom brukere og/eller kunder er uenige i vilkårene i disse retningslinjene, er deres eneste rettsmiddel å slutte å bruke nettsidene og våre tjenester.
